Kebijakan Privasi

1. Penanggung jawab data

Perusahaan atau organisasi yang memberikan akun PresentHR menentukan tujuan dan aturan pemrosesan data ketenagakerjaan. PresentHR menyediakan dan mengoperasikan platform atas instruksi organisasi tersebut. Untuk data kepegawaian, bagian HR perusahaan Anda biasanya menjadi kontak utama permintaan privasi.

PresentHR juga memproses informasi akun, keamanan, dan dukungan secara terbatas untuk menjalankan layanan dan menanggapi permintaan bantuan.

2. Data yang diproses

Sesuai pengaturan perusahaan dan fitur yang dipakai, data dapat meliputi:

• Identitas dan kontak, seperti nama, nomor karyawan, email, telepon, alamat, tanggal lahir, dan dokumen identitas.
• Data pekerjaan dan HR, seperti jabatan, lokasi kerja, jadwal, kehadiran, cuti, kinerja, pelatihan, dokumen, dan permintaan.
• Informasi payroll dan manfaat, seperti gaji, rekening bank, pajak, asuransi, dan jaminan sosial.
• Data keluarga, tanggungan, dan kontak darurat untuk administrasi ketenagakerjaan.
• Foto, gambar kamera, data verifikasi wajah, serta lokasi tepat atau perkiraan hanya saat fitur kehadiran atau verifikasi identitas terkait diaktifkan dan digunakan.
• Informasi akun dan teknis, seperti nama pengguna, riwayat autentikasi dan sesi, alamat IP, informasi perangkat atau aplikasi, waktu aktivitas, dan log diagnostik.
• Pesan, lampiran, dan informasi lain yang Anda kirim melalui fitur HR atau dukungan.

3. Sumber data

Data berasal dari Anda, perusahaan dan administrator yang berwenang, penggunaan layanan, serta sistem terhubung yang dipilih perusahaan. Jika Anda memberikan data orang lain, misalnya kontak darurat, perusahaan bertanggung jawab memastikan data itu dikumpulkan secara patut.

4. Tujuan penggunaan

Perusahaan menentukan dasar hukum yang berlaku untuk pemrosesan data pekerjaan. Jika suatu fitur memerlukan persetujuan atau izin perangkat, permintaan akan ditampilkan pada alur terkait. Penarikan persetujuan tidak selalu menghentikan pemrosesan yang memiliki dasar hukum lain.

• Menyediakan akun, autentikasi, pengaturan akses, dan fitur HR yang digunakan.
• Mengelola rekrutmen, onboarding, pekerjaan, kehadiran, cuti, payroll, pajak, manfaat, dan alur terkait.
• Mengirim pemberitahuan layanan atau pekerjaan dan menanggapi permintaan.
• Melindungi akun, menyelidiki penyalahgunaan, menyimpan audit, menangani gangguan, dan menjaga keandalan layanan.
• Memenuhi kewajiban hukum, ketenagakerjaan, pajak, dan penyimpanan dokumen.

5. Izin aplikasi dan penyimpanan web

Aplikasi mobile dapat meminta akses kamera, foto, atau lokasi untuk bukti kehadiran, verifikasi wajah, foto profil, dan unggah dokumen. Notifikasi push dapat menggunakan token perangkat. Anda dapat mengatur izin melalui pengaturan sistem operasi, tetapi fitur yang memerlukan izin tersebut mungkin tidak berfungsi bila ditolak.

Aplikasi web memakai penyimpanan sesi atau cookie yang diperlukan agar Anda tetap login. Jika memilih “Ingat saya”, perusahaan yang dipilih dan nama pengguna juga dapat disimpan pada perangkat. Anda dapat menghapusnya melalui pengaturan browser atau keluar dari akun.

6. Penerima data

Pihak berwenang di perusahaan Anda dapat mengakses data sesuai perannya, termasuk HR, payroll, atasan, pemberi persetujuan, dan administrator TI. Data juga dapat diproses penyedia layanan pendukung hosting, penyimpanan, autentikasi, pesan, notifikasi, atau dukungan dengan pengaturan kontrak dan keamanan yang sesuai. Notifikasi push mobile dapat menggunakan Google Firebase Cloud Messaging jika diaktifkan. Data dapat diberikan kepada instansi berwenang jika diwajibkan hukum.

Perusahaan dapat mengaktifkan integrasi atau ekspor. Penggunaannya mengikuti instruksi perusahaan dan perjanjian yang berlaku. Kebijakan ini tidak membuat data karyawan tersedia untuk publik.

7. Keamanan

Kami menerapkan kontrol akses, autentikasi, pencatatan aktivitas, dan perlindungan teknis sesuai layanan. Dokumen pendukung yang dikirim melalui onboarding dienkripsi sebelum disimpan. Jaga kerahasiaan kredensial dan laporkan dugaan akses tanpa izin kepada perusahaan atau melalui portal dukungan. Tidak ada layanan internet yang dapat menjamin keamanan mutlak.

8. Penyimpanan dan penghapusan

Perusahaan menetapkan masa simpan data ketenagakerjaan sesuai ketentuan ketenagakerjaan, pajak, jaminan sosial, audit, dan hukum lainnya. Data akun dan teknis disimpan selama diperlukan untuk operasional, keamanan, atau kewajiban yang berlaku. Data dihapus atau dibuat tidak dapat diidentifikasi ketika tidak lagi diperlukan menurut ketentuan tersebut.

Menghapus aplikasi mobile atau keluar dari akun tidak menghapus data kepegawaian. Untuk meminta penutupan akun atau penghapusan data yang memenuhi syarat, hubungi HR perusahaan atau ajukan permintaan melalui portal dukungan. Sebagian data mungkin wajib tetap disimpan menurut hukum.

9. Pilihan dan hak Anda

Sesuai hukum yang berlaku, Anda dapat meminta akses, salinan, atau perbaikan data; meminta pembatasan, penghentian, atau penghapusan; serta menarik persetujuan jika pemrosesan didasarkan pada persetujuan. Hubungi HR perusahaan terlebih dahulu untuk data kepegawaian. Anda juga dapat meminta bantuan melalui portal dukungan PresentHR.

Anda dapat mengatur izin aplikasi pada perangkat, memperbarui bagian profil yang tersedia, dan keluar dari akun. Perusahaan mungkin perlu memverifikasi identitas Anda sebelum memenuhi permintaan.

10. Lokasi pemrosesan

Perusahaan dapat memakai hosting atau penyedia layanan di lokasi berbeda. Jika data pribadi ditransfer lintas negara, perusahaan dan penyedia layanan harus menerapkan perlindungan yang disyaratkan hukum dan perjanjian yang berlaku.

11. Anak dan perubahan kebijakan

PresentHR ditujukan untuk penggunaan di tempat kerja dan tidak ditujukan kepada anak-anak. Data pekerjaan dapat memuat informasi tanggungan atau keluarga jika diperlukan untuk administrasi HR.

Kebijakan ini dapat diperbarui saat layanan atau praktik data berubah. Tanggal di atas menunjukkan versi saat ini. Perubahan penting juga dapat disampaikan melalui layanan atau perusahaan Anda.